Appel à propositions : Établir les objectifs de la Fondation McConnell

Aperçu du projet 

Nos efforts sont guidés par notre vision, notre mission, nos valeurs, nos principes, nos engagements, nos stratégies et nos plans de travail annuels, mais il nous manque des objectifs à long terme. La Fondation va célébrer son 100e anniversaire en 2037 et nous souhaitons définir des objectifs organisationnels ambitieux à atteindre d’ici ce jalon important. Voici ce que nous avons en tête : un objectif organisationnel global, accompagné d’objectifs par équipe qui nous permettront de l’atteindre. Nous voulons des objectifs ambitieux, mais néanmoins atteignables dans la plupart des cas. Ce mandat permettra d’analyser la situation actuelle, d’établir des objectifs sur dix ans et de concevoir un plan d’action qui inclura des jalons clairs afin d’atteindre ces derniers.    

Contexte organisationnel 

En 2021, une revue stratégie nous a amenés à redéfinir nos trois sphères d’intérêt afin qu’elles reflètent nos priorités de financement pour les années à venir : le climat, la réconciliation et les communautés. En 2022, nous avons pris l’engagement d’avoir un portefeuille constitué à 100 % d’investissements d’impact d’ici 2028 en actualisant notre stratégie d’investissement. Au cours des cinq dernières années, nous avons également déployé des efforts pour moderniser la Fondation et améliorer nos processus, nos politiques et nos mesures de contrôle. Plus récemment, nous avons mis en place plusieurs projets en vue d’améliorer l’expérience de notre équipe et de nos partenaires, d’étendre notre portée et d’accroître nos capacités en matière d’analyse et de rapports. Certains de ces efforts devraient fournir de l’information utile pour l’établissement des objectifs. Voici les principaux projets en cours :  

1. L’évaluation et la reformulation des théories du changement liées à nos sphères d’intérêt.  
2. La création et la mise en œuvre d’une stratégie de suivi, d’évaluation et d’apprentissage.  
3. La mise en place d’un nouveau système de gestion des contributions financières (« SGC »). 

Valeurs et principes

Nos valeurs et nos principes constituent le socle culturel de l’organisation. Nos valeurs nous guident au moment d’élaborer des stratégies et de prendre des décisions. Nos principes renvoient aux façons dont ces valeurs se transforment en actions. Plus tôt cette année, nous avons adopté un ensemble de principes de leadership. La Fondation est également l’une des signataires de la Déclaration d’action de la communauté philanthropique. Comme cela est mentionné dans la déclaration : « Nous remercions la Commission de vérité et réconciliation de nous avoir invités dans ce cercle bâti sur les sept enseignements sacrés : vérité, humilité, honnêteté, respect, courage, sagesse et amour. Ces enseignements sont représentatifs de nos différentes missions et de nos principes. » 

Nous avons identifié les domaines ci-dessous comme nécessitant du soutien, mais l’organisation consultante pourra nous proposer des ajustements en fonction de ses recommandations et de sa méthodologie :  

Cible 1 : Analyse de la situation actuelle (25 %) 

• Analyser la mission, les objectifs actuels, les plans, les stratégies, les rapports internes pertinents et les notes de service, et évaluer la performance opérationnelle lorsque c’est approprié. Réaliser une analyse FFOM de l’environnement de la Fondation.  

• Attentes : Nous nous attendons à des phases de découverte, de cadrage et de conception par le biais de séances de planification et d’ateliers collaboratifs, d’entrevues avec les principaux membres du personnel et du conseil d’administration, d’une analyse des processus et des flux de travail, et d’une analyse des rôles et des responsabilités de l’équipe et des responsables de la gouvernance. Nous voulons faire le point régulièrement tout au long du mandat. 

• Livrables clés: 

1. Un rapport complet sur la situation interne et externe actuelle. 

Cible 2 : Établissement d’objectifs (50 %) 

• En fonction de l’analyse, animer des ateliers et des réunions afin de définir des objectifs à long terme qui seront accompagnés de jalons à court ou à moyen terme, pour l’organisation et les équipes. Les objectifs doivent être ambitieux, mais atteignables, ce qui veut dire déterminer si la Fondation a les ressources, les compétences et la capacité qu’il faut pour les atteindre. Ils doivent également être ancrés dans une approche de changement systémique.  

• Attentes : Nous nous attendons à la formulation d’objectifs clairs, déterminés comme prioritaires en fonction du plus grand impact sur notre mission. Nous voulons une analyse des coûts, du temps et des ressources pour chaque objectif, en prenant les risques et les obstacles en considération.

• Livrables clés : 

1. Un exercice détaillé d’établissement d’objectifs en vue de créer une liste d’objectifs à long terme accompagnés de jalons à court ou à moyen terme.
2. Des rencontres et des ateliers ayant pour but de définir les objectifs. 
3. Un cadre précisant les objectifs, les échéanciers, les ressources et les coûts prévus, ainsi que les risques. 

Cible 3 : Plans d’action et développement organisationnel (25 %) 

• Aider la Fondation à transformer les objectifs en actions, en s’assurant que les différents services comprennent bien leurs contributions et en soient responsables, en encourageant la cohésion et en évitant les priorités conflictuelles.  

• Créer des plans d’action comprenant des jalons et des indicateurs clés de performance (ICP) pour définir le succès.  

• Communiquer des pratiques judicieuses ainsi que des recommandations pour que la Fondation puisse s’améliorer, en mettant l’accent sur l’évaluation des risques, sur l’optimisation des ressources et sur le renforcement des compétences, et en facilitant un environnement de travail axé sur l’excellence.  

• Aider la Fondation à identifier des cadres qui pourront appuyer les efforts pour atteindre les objectifs (p. ex. le changement systémique, l’impact collectif, etc.).  

• Attentes : Nous nous attendons à des ateliers qui permettront de garantir la cohésion et la compréhension à l’échelle de l’organisation. Nous voulons que l’organisation consultante réfléchisse et présente des constats et des recommandations en lien avec le développement organisationnel.  

• Livrables clés : 

1. Les plans d’action. 
2. Des ateliers et des rencontres pour élaborer les plans d’action.  
3. Un rapport complet comprenant des recommandations en vue de développer l’organisation, de gérer le changement pour maximiser l’adoption des plans d’action et d’améliorer les processus et les politiques. 

Le mandat devrait débuter à la fin septembre 2025 et durer six mois.  

Budget: Nous voulons que la proposition comprenne un budget ventilé par étapes, en précisant le temps nécessaire pour compléter celles-ci. La Fondation se réserve le droit de modifier le budget et les services connexes. Nous vous prions de préciser :  

1. les modalités de paiement propres à votre organisation; 
2. la structure tarifaire et les taux pour des services additionnels, ainsi que les taux de facturation pertinents des membres de votre équipe qui prendront part au mandat, et, si possible, leur titre de poste et une courte biographie; 
3. si vous ferez appel à des personnes ou à des organisations sous-traitantes, et, si oui, à quelle étape du projet; 
4. au besoin, les frais de déplacement ou autres coûts prévus (une estimation) durant la période du mandat. Les frais de déplacement et les frais remboursables ne dépasseront pas les taux indiqués dans la Politique de dépenses de la Fondation. 

Nous avons mis de côté 40 000 $CAN pour ce projet en 2025. Nous n’avons pas encore finalisé le budget de projets de 2026 et nous allons le faire en fonction des propositions reçues à l’automne 2025.  

Contenu:  Veuillez envoyer une proposition d’un maximum de dix pages comprenant un aperçu de la méthodologie proposée, les livrables, l’expérience relative à des mandats similaires, un échéancier et un budget. (Les biographies peuvent figurer en annexe.)   

Toutes les propositions doivent être reçues au plus tard le 18 septembre 2025. 

Veuillez noter : la date limite pour manifester votre intérêt (le 8 septembre 2025) est maintenant passée.  

Critères d’évaluation  

La proposition doit contenir de l’information qui permettra de répondre aux critères relatifs à l’évaluation, à l’échéancier et au budget. Elle doit aussi donner un aperçu de la façon dont vous définissez le succès, des services ou des outils d’analyse que vous utiliserez et du type d’information sur lequel vous feriez un compte rendu à la Fondation quant à l’atteinte de nos cibles communes. 

Nous allons nous servir des questions ci-dessous pour évaluer les propositions :

1. L’organisation consultante a-t-elle déjà soutenu des organisations canadiennes dans le cadre de projets de portée similaire?  
2. L’équipe possède-t-elle les ressources pour atteindre les cibles et respecter l’échéancier et le budget?  
3. L’organisation consultante comprend-elle la mission et la façon de travailler de la Fondation?  
4. Le plan pour collaborer avec l’équipe de la Fondation semble-t-il efficace?  
5. L’approche apportera-t-elle de nouvelles façons de voir les choses et des idées originales au projet et à l’équipe de la Fondation?  
6. Y a-t-il une trajectoire claire pour chaque cible de la demande de propositions?  
7. S’agit-il d’un plan SMART (spécifique, mesurable, atteignable, réaliste, temporel)?  
8. L’organisation consultante possède-t-elle des ressources pour animer des ateliers et des discussions en anglais et en français?  

Une attention particulière sera accordée aux organisations consultantes qui : 

1. comprennent le suivi, l’évaluation et l’apprentissage, et la mesure de l’impact, et ont de l’expérience dans ces domaines;  
2. ont de l’expérience dans la communication de meilleures pratiques à d’autres fondations, au Canada ou à l’étranger, notamment en ce qui concerne la gestion de la dotation et du portefeuille; 
3. sont capables de fournir des recommandations en lien avec le développement organisationnel; 
4. comprennent les cadres d’équité, de diversité et d’inclusion, ainsi que le vécu des groupes privés d’équité.

Nous avons hâte de recevoir les propositions d’organisations consultantes chevronnées qui seront en mesure de nous aider à concrétiser notre vision et à augmenter notre impact.