Foire aux questions
Le personnel de la fondation s’efforce d’étudier votre proposition de façon transparente et efficace, puisque le processus de demande est parfois long et exigeant.
Voici une liste des questions et des difficultés les plus courantes ayant été portées à notre attention. Cette FAQ suggère aussi des stratégies en vue de mettre toutes les chances de votre côté.
Vous avez d’autres questions? Faites-le nous savoir!
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Marche à suivre
- Y a-t-il une date limite pour soumettre une demande? Quand le Conseil se réunit-il?
- Qu’arrive-t-il une fois la demande soumise? Combien de temps faut-il pour obtenir une réponse?
- Quel est le montant moyen d'une subvention? La fondation considère-t-elle une échelle quelconque?
- Peut-on présenter une proposition en anglais?
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Priorités, restrictions et catégories
- J’ai préparé une demande qui correspond parfaitement aux priorités de la fondation et à ses programmes en cours, au dire de mon organisme. Pouvons-nous être certains que notre projet sera retenu?
- Peut-on faire une demande pour un projet d’envergure locale?
- Je fais un travail stimulant et utile à titre individuel (dans le secteur des arts, de la recherche, du travail communautaire, etc.). Puis-je obtenir une subvention?
- Notre organisme a obtenu une subvention gouvernementale, mais il faut trouver des fonds de contrepartie. La fondation étudiera-t-elle notre demande?
Admissibilité
Mon organisme est-il admissible?
En vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu, la fondation ne peut verser de subventions qu'à des donataires reconnus – la plupart sont des organismes de bienfaisance enregistrés au fédéral.
NIl est à noter que les organismes sans but lucratif ne reçoivent pas automatiquement le statut d’organisme de bienfaisance enregistré et que plusieurs choisissent de ne pas le demander. Pour de plus amples renseignements sur l'obtention de ce statut, consulter les publications pertinentes de l'Agence du revenu du Canada.
Si votre organisme n'est pas un donataire reconnu, nous ne pouvons pas vous accorder de subvention. Si vous avez soumis une demande d’enregistrement et n’avez pas encore reçu de numéro, et que vous désirez amorcer dès maintenant la discussion sur la possibilité d’obtenir une subvention, veuillez communiquer avec nous.
Mon projet est-il admissible?
La fondation a établi des exclusions permanentes en ce qui a trait aux projets qu’elle finance. Elle couvre déjà certains secteurs dans le cadre de ses initiatives ou d’autres programmes en cours. Il est donc peu probable qu’elle accepte pour le moment de considérer de nouveaux projets dans certains secteurs; dans d’autres, les projets sont étudiés sur invitation seulement.
Quels sont les secteurs NON CONSIDÉRÉS par la fondation pour le moment?
La fondation limite souvent le financement dans certains secteurs; comme ces restrictions évoluent avec le temps, nous vous invitons à consulter cette section avant de présenter une nouvelle demande.
- Arts et culture : La fondation ne considère aucune nouvelle proposition dans le secteur des arts et de la culture. Les projets cadrant avec son intérêt pour l’inclusion sociale pourraient être considérés.
- Développement économique communautaire : L’octroi de subventions est terminé dans ce secteur et les nouvelles demandes ne sont plus acceptées.
- Leadership communautaire : À l’exception de ses initiatives, la fondation ne considère plus de projets visant à développer le leadership dans la collectivité.
- Enseignement postsecondaire : L’appui de la fondation à des universités canadiennes va aux programmes d’apprentissage par le service communautaire; aucune nouvelle demande n’est acceptée pour le moment. Les organismes communautaires ayant une stratégie déterminée pour établir des liens avec une université sont invités à présenter une demande.
- Santé et soutien aux aidants naturels : La plupart des projets liés à la santé correspondent à l’une ou l’autre des restrictions permanentes citées ci-dessus.
Quelles sont les caractéristiques d’une proposition gagnante?
Voici les caractéristiques essentielles des propositions susceptibles de retenir l’attention du personnel de la fondation – et d’autres organismes subventionnaires.
- En termes clairs, sans jargon, la demande doit cibler un problème d’envergure nationale et décrire de façon concise et précise le projet visant à y remédier. Il faut démontrer que le projet répond à une demande de la collectivité (plutôt qu’à un intérêt du fournisseur) et préciser le nouveau savoir que peut générer le projet, son mode d’évaluation et les avantages tangibles qu’il apportera à la collectivité par des actions précises.
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L’organisme doit démontrer ce qu’il peut apporter au projet et préciser en quoi il est le mieux placé pour le réaliser. La fondation privilégie les projets qui :
- sont conformes à sa vision et sa mission;
- incitent les personnes, les organismes et les institutions à développer de nouveaux liens et de nouveaux modes de collaboration;
- reflètent les besoins et les moyens personnels et collectifs;
- sont susceptibles de créer, développer et diffuser savoir, apprentissage par les pairs et approches novatrices;
- apportent des avantages clairs et tangibles à la collectivité;
- incluent, dans l’idéal, un cadre d’évaluation qui nourrit à la fois l’élaboration du projet et ses résultats.
Quelles sont les caractéristiques d’un projet gagnant?
Pour obtenir une subvention, il faut plus qu’une proposition solide. Le projet doit aussi présenter les caractéristiques suivantes :
- Raison d’être du projet : La fondation croit qu’il faut une analyse et une action stratégiques pour favoriser l’engagement et la résilience. Un plan efficace doit donc énoncer clairement le problème à résoudre et son contexte.
- Qualité de l’organisme : Selon nous, les organismes efficaces ont certains atouts en commun : une mission et des objectifs clairs; une base solidaire et active; une gestion compétente; des bénévoles dévoués; un conseil d’administration expérimenté et solidaire; le désir constant de tirer des leçons de l’expérience.
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Efficacité des stratégies : L’expérience démontre que les stratégies mûrement réfléchies à la base d’une action efficace et d’un impact durable incluent au moins l’un des éléments suivants :
- la collaboration, qui rassemble groupes, organismes et secteurs dans des partenariats susceptibles de produire des améliorations et de les maintenir à long terme;
- l’inclusion, qui valorise la diversité des talents et traditions, et stimule l’esprit d’appartenance, surtout pour les personnes qui par tradition se sont butées à des obstacles ou ont manqué de possibilités dans la vie;
- l’innovation : de nos jours, la prospérité et le bien-être reposent sur l’ouverture au changement, l’énergie et l’esprit d’entreprise, ainsi que le désir de changer les modes de pensée ou les formes organisationnelles;
- le savoir : une culture qui valorise l’innovation – non pas comme une fin en soi, mais comme le moyen de trouver des solutions concrètes, de créer et diffuser un savoir sur ce qui fonctionne.
- Perspective à long terme : Les projets ne sont pas tous faits pour durer, mais certains peuvent apporter un changement durable. La fondation incite les organismes responsables de ces projets à réfléchir avec soin à leur viabilité et à élaborer un plan qui précise comment faire perdurer le changement souhaité.
- Évaluation : La fondation stimule et appuie une série d’activités d’évaluation. Dans les propositions solides, le programme est conçu de façon à intégrer au fur et à mesure les résultats provisoires et les apprentissages issus de la pratique. On inclut aussi un plan en vue d’évaluer les résultats par rapport aux objectifs et des indicateurs pour mesurer le succès et la progression.
- Savoir et diffusion : Les bénéficiaires innovent et acquièrent du savoir dans plusieurs secteurs. La fondation incite les personnes qui présentent une demande à élaborer un plan en vue de diffuser dans leur domaine le savoir issu des activités réalisées. Elles peuvent pour cela créer une communauté de pratique ou se joindre à une communauté existante; parler de leurs activités autrement; ou trouver un nouveau moyen adapté au savoir à diffuser.
Évaluation
Pourquoi inclure une composante évaluation dans la demande?
À la fondation, nous voyons l’évaluation comme un outil précieux pour améliorer notre travail et celui des organismes qui reçoivent des fonds. Pour nous, l’évaluation fait partie intégrante du projet, ce n’est pas un ajout au terme de la subvention. Dès la demande, il faut commencer à réfléchir à la façon dont l’évaluation peut bénéficier au projet.
Si votre activité ou projet a déjà été évalué, il faut le préciser dans la demande. Vous devrez peut-être fournir plus tard une copie des rapports antérieurs.
L’évaluation externe ou formelle ne convient pas toujours – parce que le projet est en phase de démarrage, en raison du contexte ou pour d’autres motifs. Dans un tel cas, une réflexion et une appréciation internes et informelles seront peut-être suffisantes pour tirer des leçons utiles.
Dans les autres cas, le projet peut bénéficier d’une forme d’évaluation qui permet de constater ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et pourquoi – par exemple, quand le projet :
- est fondé sur une prémisse ou une hypothèse qu’il faut tester;
- cible un développement organisationnel et un apprentissage qu’il faut documenter, suivre et apprécier de manière systématique et délibérée;
- vise un changement social important qui suppose une approche à long terme.
Comment ajouter une composante évaluation à la demande?
Si vous avez décidé que le projet pourrait tirer profit d’une évaluation formelle, vous verrez que les exigences requises incluent une brève description de la façon dont vous entendez évaluer le projet.
Le budget doit prévoir un poste pour la somme consacrée à l’évaluation. L’ampleur de l’évaluation et son coût doivent être adaptés à la taille du projet et à la capacité de l’organisme de participer à une évaluation externe. Cette dépense ne dépasse généralement pas 5 % du budget total.
Il n’y a pas de bonne approche. Dans la préparation de votre demande, déterminez :
- pourquoi vous songez à mener une évaluation
- ce que vous voulez évaluer
- qui peut profiter des leçons de l’évaluation
- comment vous allez intégrer ces leçons dans la pratique.
Ces questions importantes permettent d’établir l’approche la plus pertinente pour l’évaluation et la forme sous laquelle l’information qui en découle sera le plus utile.
Quelle est la différence entre suivi et évaluation?
Suivi
La fondation suit toutes les subventions qu’elle accorde au moyen de rapports d’étape et de rapports finals soumis par l'organisme subventionné. C’est un peu le mécanisme utilisé pour rendre des comptes à la fondation.
Avec les visites sur place et d’autres échanges, ces rapports permettent d’assurer que les fonds sont déboursés conformément à ce qui a été convenu au départ et que les activités sont réalisées comme prévu et produisent les résultats escomptés.
Le résultat est le calcul ou la mesure du volume de travail, par exemple, le nombre de participants ou de personnes desservies. On précise habituellement les résultats escomptés au cours du processus d’examen de la demande de subvention.
Évaluation
L’évaluation est un outil d’apprentissage. Plusieurs projets permettent de générer un nouveau savoir sur les stratégies ou les approches utiles pour le titulaire de subvention, d’autres organismes, la fondation ou l’avancement général du secteur.
Contrairement au mécanisme de contrôle de la subvention, le mode d’évaluation n’est pas standardisé. Taillée sur mesure en fonction du projet, chaque évaluation sert à étudier les effets découlant des activités et des résultats.
Où trouver plus de renseignements sur l’évaluation?
On trouve sur Internet plusieurs excellentes ressources sur les modèles d’évaluation. Nous recommandons les suivantes (plusieurs sont en anglais seulement) :
- W. K. Kellogg Foundation: : Un pionnier de l’évaluation dans le milieu des bailleurs de fonds. Excellentes ressources gratuites à la section KnowledgeBase du site.
- Harvard Family Research Project: Un site utile, avec abonnement à un bulletin trimestriel en ligne. Axé sur la recherche relative à la famille, il offre aussi une réflexion plus large sur l’évaluation en général.
- The James Irvine Foundation: Très axé sur l’évaluation, ce site offre des ressources destinées aux fondations et organismes sans but lucratif.
- Outcome Measurement Resource Network: Un vaste éventail de ressources sur l’évaluation des projets d’American United Way.
- Société canadienne d’évaluation: Des ressources utiles, destinées principalement aux praticiens de l’évaluation.
- Voluntary Sector Evaluation Research Project (VSERP): VSERP offre tout un éventail de publications, de liens et d’autres outils d’évaluation, ainsi que des documents de recherche produits par VSERP et ses organismes partenaires. Son but est d’améliorer la capacité des organismes bénévoles d’évaluer leur travail et de démontrer leur efficacité aux bailleurs de fonds, aux divers intervenants et à la population en général.
- Social Return on Investment: Assigne un coût à la valeur sociale, à l’aide de paramètres qui quantifient la valeur sociale et lui attribuent une valeur pécuniaire. On y trouve un outil en ligne permettant aux organismes sans but lucratif de calculer leur propre RSI (rendement social de l’investissement).
Préparation de la proposition
Y a-t-il des erreurs à éviter dans la préparation d’une proposition?
Oui. Évitez les erreurs suivantes :
- Envoyer une demande générique, passe-partout, sans tenir compte des intérêts ou principes directeurs de la fondation;
- Demander à la fondation de faire son choix dans votre liste d’idées de projets;
- Dire que vous avez besoin de fonds de contrepartie pour une subvention gouvernementale;
- Demander à une seule source la totalité des fonds requis;
- Envoyer une brique de 20 pages avec annexes ou, à l’inverse, une lettre d’une seule page avec un minimum d’information;
- Utiliser un jargon ou des acronymes sans en expliquer le sens;
- Demander une rencontre (ou des commentaires sur une idée par téléphone) avant d’envoyer le moindre document écrit;
- Aborder directement un membre de la famille (dans le cas d’une fondation familiale) ou du Conseil pour obtenir son appui;
- Vous tromper d’adresse ou de destinataire.
Que faut-il garder à l’esprit dans la préparation d’une proposition?
Pour toute demande ou proposition destinée à un organisme subventionnaire assurez-vous de faire ce qui suit :
- Avant d’aborder la fondation, trouvez le plus d’information possible à son sujet (consultez le site Web, les rapports annuels, etc.);
- Adaptez la demande aux intérêts particuliers de la fondation (chacune est différente);
- Respectez la forme prescrite par la fondation; par exemple, certaines refusent les demandes transmises par courriel, alors que d’autres préfèrent ce format;
- Pour ne pas retarder le traitement de la demande, l’envoyer à l’attention du destinataire prescrit;
- Joignez une lettre concise contenant toute l’information pertinente;
- Accompagnez la proposition d’un sommaire du projet;
- Allez droit au fait – au début de la proposition, précisez en quelques phrases ce que vous voulez faire et à quelle partie du projet servira la subvention;
- Si vous recevez des fonds d’autres sources ou avez fait d’autres demandes de financement, informez-en la fondation et précisez comment vous entendez évaluer le projet pendant la période couverte par la subvention;
- Démontrez que la proposition s’inscrit dans une stratégie à plus long terme et, si le projet est permanent, que vous prendrez des mesures pour assurer sa viabilité au-delà de la période couverte par la subvention;
- Faites valoir le soutien de la collectivité (travail bénévole, contribution financière, etc.); il peut être utile de demander à un membre du Conseil ou un bénévole actif de l’organisme de signer la lettre de présentation;
- Si cela s’applique, faites valoir que le projet sera réalisé en collaboration avec d’autres organismes;
- Reprenez contact avec la fondation régulièrement (sans exagérer…) même si le projet n’a pas été retenu; les fondations évoluent et leurs priorités changent (refaites vos devoirs : consultez le site Web, les rapports annuels, etc.)
Marche à suivre
Y a-t-il une date limite pour soumettre une demande? Quand le conseil se réunit-il?
Le conseil d’administration de la fondation se réunit quatre fois l’an. Les demandes doivent être soumises quand elles sont prêtes, sans égard aux dates de réunion. Il faut de quelques semaines à plusieurs mois pour élaborer une proposition qui sera présentée au Conseil et assez peu de demandes se rendent à cette étape. Il n’y a donc pas de date limite – la fondation reçoit les demandes et les étudie en tout temps.
Qu’arrive-t-il une fois la demande soumise? Combien de temps faut-il pour obtenir une réponse?
Vous recevez un accusé de réception sur-le-champ. La demande fait ensuite l’objet d’une étude préliminaire par le personnel de la fondation, puis elle est examinée lors de réunions tenues une ou deux fois par mois. À cette étape, la proposition peut être rejetée ou le personnel peut décider de l’étudier davantage et demander un complément d’information. Le processus d’étude préliminaire, de consultation et de prise de décision peut prendre jusqu’à quatre mois.
C’est le conseil d’administration de la fondation qui prend les décisions relatives aux subventions.
Quel est le montant moyen des subventions? La fondation considère-t-elle une échelle quelconque?
Il n’y a pas de limites préétablies pour les subventions. Même si elle n’est tenue à aucune règle précise, la fondation préfère consacrer des sommes assez importantes, étalées sur un à trois ans, à des projets d’envergure nationale plutôt que de multiplier les petites subventions à court terme pour des projets locaux. Consulter la section Ce que nous faisons et la base de données de projets pour plus de détails sur la taille et la portée des projets subventionnés par la fondation.
Peut-on présenter une proposition en anglais?
La fondation accepte avec plaisir les demandes dans l’une ou l’autre langue officielle.
Priorités, restrictions et catégories
J’ai préparé une demande qui correspond parfaitement aux priorités de la fondation et à ses programmes en cours, au dire de mon organisme. Pouvons-nous être certains que notre projet sera retenu?
La fondation a des ressources limitées et même dans le cadre de son mandat actuel, elle doit établir des priorités et rejeter plusieurs demandes. Cela ne veut pas dire que le projet est sans valeur ou que vous et vos collègues n’avez pas travaillé assez fort. Cela signifie seulement que la fondation est forcée de faire des choix.
Peut-on faire une demande pour un projet d’envergure locale?
La fondation reconnaît toute la créativité et les nouvelles idées issues des collectivités locales. Son mandat national suppose toutefois qu’elle n’appuie que les projets portant sur des enjeux d’envergure nationale et susceptibles d’être mis à l’échelle. Autrement dit, il faut pouvoir appliquer à plus vaste échelle les solutions élaborées et testées dans un projet local. À titre d’exemples, consultez les descriptions d'Opération Nez rouge, le Centre for Children Committing Offences du Child Development Institute, de Racines de l'empathie et de JUMP.
Je fais un travail stimulant et utile à titre individuel (dans le secteur des arts, de la recherche, du travail communautaire, etc.). Puis-je obtenir une subvention?
La fondation peut verser une subvention uniquement aux organismes considérés comme donataires reconnus par le gouvernement fédéral.
Notre organisme a obtenu une subvention gouvernementale, mais il faut trouver des fonds de contrepartie. La fondation étudiera-t-elle notre demande?
La fondation ne marie pas ses subventions à celles de l’État et ne verse habituellement pas de fonds en contrepartie d’une subvention gouvernementale qui serait conditionnelle à un financement ou une collecte de fonds d’autres sources.
Divers
J’aimerais savoir si mon projet a des chances d’être retenu. Qui dois-je appeler? Puis-je envoyer un résumé par courriel et avoir l’avis de quelqu’un?
Si vous avez pris connaissance de nos priorités de financement et croyez que votre projet y correspond, nous vous invitons à présenter une demande. Vous pourrez ainsi recevoir plus d’un avis et vous assurer que votre demande reçoit toute l’attention qu’elle mérite. Le formulaire de demande en ligne est simple et concis dans le but de faciliter la présentation d’une demande préliminaire; pour plus de précisions, la fondation communiquera avec vous au besoin.
Comment puis-je rencontrer quelqu’un pour discuter d’un organisme ou d’un projet?
Les visites au bureau la fondation se font sur invitation seulement. Vu la taille réduite de l’équipe de travail, il est impossible de rencontrer tous ceux qui désirent nous parler d’un projet et il serait injuste d’accorder ce privilège à quelques-uns seulement. En outre, il est beaucoup plus utile pour nous de discuter du projet après avoir eu l’occasion d’étudier la demande proprement dite et le contexte dans lequel elle s’inscrit.
C’est pourquoi nous demandons aux personnes qui veulent obtenir une subvention de soumettre une proposition en ligne. Leur demande sera étudiée avec soin par le personnel de la fondation qui demandera de plus amples détails au besoin et verra alors s’il y a lieu d’organiser une rencontre.
Vous avez d’autres questions? Contactez-nous : information@mcconnellfoundation.ca